Seguro que has oído hablar de la factura proforma. ¿Sabes qué es y en qué se diferencia de una factura convencional? La factura proforma es un documento informativo previo a la factura comercial definitiva. Se presenta para comunicar los detalles que se mostrarán en el documento final, principalmente el precio unitario de los productos o servicios que la empresa presta al cliente. La comunicación a través de la factura proforma se realiza con el fin de darle conformidad para que se ejecute finalmente la transacción comercial.
La factura proforma puede utilizarse en todos los ámbitos y sectores, aunque su uso más frecuente se realiza entre operaciones comerciales y en el ámbito de la exportación. Se emplea como acuerdo o compromiso entre dos empresas o personas. Se podría decir que está a medio camino entre un presupuesto y la factura definitiva: es más oficial que el primero, pero sin la obligación legal que conlleva la segunda.
Finalidad principal de la factura proforma
La principal finalidad de la factura proforma es informar del coste de los productos y servicios. Se informa por medio de ésta al cliente para que pueda revisar los detalles, antes de que llegue la factura definitiva, y en caso de no estar de acuerdo en alguna de las partes, reclamar y hacer modificaciones.
Es importante que sepas que no tiene efectos de contabilidad. Por ello, una de sus principales ventajas es la facilidad a la hora de poder modificar los detalles sobre los servicios contratados, antes de que se ejecute la factura comercial.
Muchas empresas ven la factura proforma como un presupuesto, un documento mediante el cual el cliente confirma y revisa los datos para dar su conformidad y ejecutar la operación comercial.
¿Qué debe contener una factura proforma?
El requisito más importante y lo que diferencia una factura proforma de una definitiva es la cabecera. Para evitar confusiones con las facturas comerciales, se debe incluir de forma clara el título ‘Proforma’. También debe de detallar:
- Fecha de emisión
- Identificación del proveedor
- Identificación del cliente
- La descripción de los productos o servicios prestados y por los que se van a ejecutar el cobro.
- Precios unitarios y totales y divisas.
Diferencias entre una factura y una factura proforma
Como te hemos comentado, la factura proforma no forma parte de la contabilidad de la empresa, aunque el contenido pueda llegar a ser prácticamente el mismo que el que se presente en la definitiva. Se diferencian también en la numeración; la factura proforma no tiene que estar numerada, ni firmadas o selladas por la parte emisora.
Dado que su valor es puramente informativo y no sirve a efectos contables, existen muchas dudas alrededor de la validez legal de las facturas proforma. Te diremos que sí existe la obligación de respetar las condiciones temporales que en ella se indican.
Otro aspecto importante a tener en cuenta es que, a diferencia de las facturas comerciales definitivas, la factura proforma no se puede utilizar como justificante de pago.
Ahora que ya sabes las diferencias entre una factura proforma y una definitiva, cuéntanos… ¿has recibido o emitido alguna vez una factura proforma? ¿te han resultado útiles?
